BFL-MACSE Adatbázisépítés Műhelykonferencia

A Budapest Főváros Levéltára (BFL) és a Magyar Családtörténet-kutató Egyesület (MACSE) közös műhelykonferenciája az adatbázisok építését végző szakemberek és a közreműködő önkéntesek fóruma volt. A program lehetőséget nyújtott a tájékozódásra és a továbblépés lehetőségeinek megtárgyalására.

A köszöntőt mondott dr. Hermann István főigazgató helyettes BFL. Az üdvözlő szavakon túl méltatta a BFL és a MACSE 10 éves múltra visszatekintő együttműködésének eddigi eredményeit. A közelmúltban már három közös rendezvényt tartottunk. A tovább lépésen gondolkozva megemlítette a mai Budapest külső kerületeknek az anyakönyvi feltárását önkéntesek fogadásával. Már konkrétabb cél az adatbázisépítés a Budapesti Királyi Ítélőtábla egyes anyagaiból, amelyről majd Nagy Sándor tart ismertetőt. Az önkéntesek bevonásában eddig korlátozott tapasztalatuk van, ezért is várják a mai tanácskozásnak az eredményeit.

Zotter Ferenc (MACSE): Előadásában röviden bemutatta a MACSE adatbázisait (a továbbiakban jelezzük az előadás youtube csatornán megtalálható időintervallumát: 13:35-27:40). Megemlítette két – sajnos azóta elhunyt – alapító tagunkat, akik lefektették az adatbázisunk alapjait és megkezdték az anyakönyvek indexelését. Mára ez a polgári és egyházi anyakönyveknél több mint 30 millió nevet jelent. Ezen kívül ma már adatbázisainkban találhatók települési családkönyvek, emlékművek, Kocs Jánosnak köszönhetően az erdélyi névtár, valamint Gudenus János két hatalmas munkája a Magyar Főnemességi Adattár és a Magyar Családtörténeti Adattár. A Nobilitas évkönyvek feltöltése folyamatban van. A tablóképek gyűjteményében ma már több mint 100 ezer nevet találunk. A névváltoztatási adattár feldolgozása 1933-mal lezárult, de reméljük a folytatását. Az adatbázisban találunk még a sírkő fényképeket, molnárokat, ismert személyeket, valamint gyászjelentéseket. Ez utóbbi ugyan nem vetekszik az OSZK hasonló adatbázisával, de számos ott nem található partecédulát tartalmaz. A terveink között szerepel az egyházi indexek feldolgozása, erről a későbbiekben dr. Lakatos Andor beszél. Remélhetőleg tovább tudjuk folytatni a mormonok által nem fényképezett budapesti külső kerületek anyakönyveinek feldolgozását.

Dr. Lakatos Andor Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár - MACSE: Indexek indexelése” az anyakönyvi mutatók hasznosításának lehetőségei (28:10-1:06:36). Előadásának elején hangsúlyozta a fokról-fokra haladás hasznosságát. A MACSE-ban használt szakzsargonban „indexelésnek” nevezzük az adatbázisokban a névre kereshetőséget biztosító tevékenységet. Az anyakönyvekről készült kigyűjtések, mutatók is nevezhetők indexeknek. Amikor az „indexek indexeléséről” beszélünk, akkor lényegében csak az eredeti mutatók egy könnyen kereshető formába való átírását értjük alatta.

Az anyakönyvi mutatók, indexek először hivatali célra készültek, alfabetikus sorrendben tartalmazva az anyakönyvi eseményekben érintett neveket, és jelezve azok anyakönyvi előfordulását. Előnyei: a forrás külső megjelenése rendezett, olvashatósága könnyebb. Az egyszerű adatszerkezetnek köszönhetően rövid idő alatt jóval több névadat nyerhető az adatbázis számára, ami további kutatások, feldolgozások kiindulópontja lehet.
Az indexek az egyházi anyakönyvek esetében nagyrészt rendelkezésre állnak, a feldolgozást könnyítik az alapértelmezett adatok: helymegjelölés (település, plébánia, egyházközség), a felekezet, a mutató típusa (keresztelési, házassági, halálozási), év/dátum. Egy-egy index bejegyzés változó adatai: a név (hozzátartozó neve, pl. szülő, házastárs özvegy), valamint a forrásra utaló adat (oldalszám, bejegyzés-folyószám).
Befejezésül a mutatók böngészése, megtekintése következett, digitális fotómásolatok használatával.

Dr Nagy Sándor (BFL-MACSE): Egy „halott” anyag feltámasztása? Adatbázis építési projekt a Budapesti Királyi Ítélőtábla iktatókönyvei és tanácsülés–jegyzőkönyvei (1891-1914) alapján (1:08:00-1:42:50). Ez az anyag alkalmas lenne, hogy a BFL is bekapcsolódjon az önkéntesek fogadásába, segédlet, illetve index készülhetne a kutatók részére. Feldolgozásra kerülhetne a Budapesti Királyi Ítélőtábla (BKÍ) peres és peren kívüli iratanyaga. 1891-1915 között töredékes, csak 1916-tól teljes, a fennmaradt iktatókönyvek és tanácsülési jegyzőkönyvek alkotnák a jövendő adatbázis alapanyagát. Ezek jelenlegi formájukban nehezen kutathatók. Pedig a BKI a polgári korban Magyarország második legtekintélyesebb bírósága volt, nem csak fővárosi ügyek tartoztak ide, hanem az ország központi részére is kiterjedt illetékessége (Beszetcebányai Törvényszéktől Kalocsáig, Székesfehérvári Törvényszéktől Szolnokig), páratlan névanyagot tartalmaz (pl. 1900-as évben körülbelül 20 ezret).
A BKI 1723-tól pesti székhellyel folyamatosan működik másod illetve harmadfokú polgári fellebbviteli bíróságként. Ügyforgalmának összetételért és volumenének változását két grafikon mutatta be. A segédkönyvek 1891-1914 közötti sorozata hiánytalan, 149 kötet, külön a polgári büntető- és váltó ügyek. Egy példán keresztül bemutatásra került az iktatókönyvek tartalma. A másik irattípus az ítélőtáblai tanácsülések jegyzőkönyvei, 1915-ig alapvetően fennmaradtak, az iktatószámok alapján lehet összekapcsolni a segédkönyvekkel.
Az első lépések az adatbázis-építés és digitalizálás összekapcsolása: kiadható a képanyag az adatrögzítőknek; tanácsülési jegyzőkönyvben található iktatószámok felvitele; képek és adatok internetes publikációja. A rögzített adatok minimumra szorítása (minek mindent rögzíteni, ha a kép látható lesz), pl. azonosító adatok, név, felterjesztő bíróság, esetleg ügytípus. Ez utóbbi nehezen kiolvasható-beazonosítható, ezért el is hagyható. A digitalizálást célszerű a levéltáron belül végezni, munkaszervezési szempontból probléma jelentkezhet. Az ítélőtábla területi kiterjedtsége (besztercebányai, ipolysági, balassagyarmati, egri, szolnoki, kecskeméti, kalocsai, pestvidéki, székesfehérvári, fiumei törvényszéki székhelyek, sőt alárendelt bíróságok) érdekeltté tehet nem fővárosi adatrögzítőket is. Távlatokban kiterjeszthető lenne 1950-ig. Előnye, hogy 1916-tól a „trianoni” ítélőtáblai terület csaknem teljes peranyagának fennmaradása. Eldöntendő kérdés a mesterséges intelligencia bevonása a munkába.

Szerényi Ildikó Magyar Nemzeti Levéltár: Átadható tapasztalatok az önkéntesek és az MNL együttműködéséről (1:43:30-2:07:50) Az első önkéntes projekt 2021-ben indult az European Digital Treasures keretén belül. A tapasztaltok oly mértékben kedvezőek voltak, hogy az önálló folytatás mellett döntöttek. 4 év alatt 4 projektet bonyolítottak le. A projektek egyediek, ezért nagy szükség van a rugalmasságra. A nagy mennyiségű iratanyagot nehezen lehetne hagyományos módszerrel kereshetővé tenni, nagy szükség van a társadalmi összefogásra. Az eddigi négy projektből kettő már publikálásra került: az 1828-as összeírás mesterséges intelligencia segítségével (170 ezer fájl, 194 ezer rekord, 2,8 millió név); az u.n. csendőrkartonok (70 ezer fájl, 60 ezer rekord). A projektek forgatókönyve viszonylag állandó: az anyag kiválasztása, az online munkafelület kialakítása, önkéntesek toborzása és regisztrálása, nyitórendezvény, önkéntes munkaszakasz lebonyolítása, zárórendezvény. Ezek után kerül sor az utómunkálatokra, végül a publikálás.
Részletesebben az egyes elemekről. Az iratanyag kiválasztásánál a fő szempont a társadalmi igény, kiemelten a családkutatási hasznosulás. Fontos az iratanyag mennyisége is, ha túl kicsi, nem érdemes rá egy önálló projektet beindítani, a túl nagy mennyiség feldolgozása viszont elnyúlhat. Egységes szerkezet, időkör és feldolgozhatóság is fontos szempont. A katonaállítási listák feldolgozásának egyik akadálya éppen a változatos szerkezet.
Az MNL eddig online munkafelülettel dolgozott, így bármikor, bárhonnan végezhető volt a feladat. Képi bemutatásra került a három eddig használt munkafelület. Mindenki a saját munkaeszközét használhatta, feltétel volt a stabil internet kapcsolat Az informatikai biztonsági kérdéseket is sikerült megnyugtatóan kialakítani, a belépési megoldások időközben különbözőképpen alakultak. A projekt beindításánál készítenek egy toborzó felhívást a feldolgozásra szánt anyag ismertetésén kívül a várható feldolgozási időtartam is szerepel. Mintaoldalakat is közzétesznek. Minden projekthez külön regisztráció szükséges. A résztvevőktől titoktartási nyilatkozatot kérnek. A projekt indítása és lezárása eddig mindig rendezvény keretében történt, a részvétel személyes jelenléti vagy/és online volt. A kapcsolattartás egy zárt Facebook csoporton keresztül, az egyedi kérdéseket e-maiben lehetett feltenni. Az előadásban sok gyakorlati tanácsot kaphatott, aki hasonló feladatba vág.

Ebédszünetet követően elsősorban a MACSE adatbázisával kapcsolatos gyakorlati kérdésekkel folytatódott a konferencia.

Zotter Ferenc: Gyakori hibák a feldolgozás során és ellenőrzés (3:06:00-4:08:53). Felsorolás szerűen: képek és bejegyzések számozása (az ismétléseknél, ugrásoknál kézi beírás kell); a teljes filmre, az ezen belüli képszámra kell hivatkozni; a bejegyzés dátuma helyett mindig az esemény dátumát kell rögzíteni; mindig a teljes bejegyzést kell figyelembe vennünk, az esetleges helyesbítéseket, a névváltoztatásokat, az örökbefogadást is; nem mindig érvényes az Excel automatikusan felkínált megoldása (pl. Hirschler, Hirsch); kiolvasási hibák, nehezen kiolvasható betűt esetén érdemes alaposabban körülnézni.
Névviselési esetek: A házasságon kívül született gyermek az anya nevét kapta, akkor is, ha elismerték az apaságot. Ha férjezett volt az asszony, akkor a gyerek a törvényes férj nevét kapta, abban az eseteben is, ha a biológiai apa a gyereket magáénak elismerte. A férj halála után 300 napon belül született gyermek az elhunyt férj nevét kapta, azon túl az anya leánykori családnevét. Ezekben az esetekben a megjegyzés mezőbe beírjuk a „természetes apa” szöveget. Példák hangzottak el az utólagos törvényesítésre.
Házasságoknál csak az esküvő után történt névváltoztatásokat jelöljük. Az örökbefogadó(k) nevét az időponttól függetlenül beírjuk. A megváltozott családnevűek halálozásánál figyeljünk a születési családnévre! A nevek írásmódja változhatott, a bemondás alapján előfordulnak félrehallások, betűcserék. A családneveket nem egységesítjük, a megjegyzés mezőben lehet jelezni, hogy „a név máshol …”. Amennyiben az anyakönyvi bejegyzésben több névváltozat szerepel, pl. Markot másképpen Markhardt, akkor az egyik névváltozatot zárójelbe tesszük: Markot (Markhardt). A ragadványneveket kis kezdőbetűvel írjuk, ha indexelés során a ragadványnév elé teszünk egy felkiáltó jelet, akkor a sablon nem fogja automatikusan nagybetüsíteni az adott nevet.
Keresztnevek: Minden utónevet indexelünk (de az automatikus ellenőrzés csak az elsőnek névre fog vonatkozni). Nem használjuk a régies formákat, beceneveket. Javítsuk a hibásan használt neveket! Viszont eredeti formában használjuk a zsidó neveket (Tini, Pepi, Hani), a nem egyértelműen azonosítható neveket (Fáni). Használjuk a névváltozatokat (Rozina, Róza, Rozália). Végül elírásból származó tipikus hibák ismertetésére került sor.
A feldolgozások ellenőrzése. Az újabb sablon ellenőrzi az utóneveket (előfordulhat, hogy nagyon ritka keresztneveket esetleges hibaként jelzi). Elsősorban a születési anyakönyveknél a nehezen kiolvasható vagy tévesen írt neveket célszerű szűrni az excelben. Esetleg ugyanannak a házaspárnak másik gyermekénél jobban kiolvasható a név.
Újdonság! Az elkészült feldolgozások feltöltésekor lehetőség van a családnevek ellenőrzésére. A felvételen lépésről-lépésre nyomon követhető az ellenőrzés menete. A https://macse.hu/dbx/idxls.php a felületre a MACSE-nél használt e-mail címmel és jelszóval lehet bejelentkezni. Láthatóvá válik a feltöltési felület. Bal oldalon két lehetőség van: Feltöltés (egy indexelt excel file feltöltése a felhasználó gépéről) vagy Betöltés (a már feltöltött és esetlegesen már javított excel file újraelemzése vagy letöltése saját gépre). A Feltöltést esetén ki kell választanunk a feldolgozott excel állományt. Rákattintva a Feltöltés és ellenőrzés gombra (balra lent keretben). A program első lépésben az excel formai ellenőrzését végzi el, majd kiírja azokat a neveket, amik esetlegesen hibásak lehetnek. A program átnézi az ellenőrzött anyagban a neveket és összehasonlítja az adatbázisba már mentett 30 millió névvel. Sárgával jelzi a betű cserét, kékkel a betű kihagyásokat, zölddel betű beszúrást. A táblázat tartalmazza a javításra javasolt nevet, majd az eddigi előfordulások alapján a lehetséges változatot/változatokat. Az utolsó oszlopban lehetőség nyílik az eredeti FS oldalt megnyitni. Újra elolvasva, amennyiben hibásnak találjuk a nevet, a második oszlopba beírjuk a helyes változatot. Végig szaladva a javaslatokon, javítást vagy jóváhagyást követően a Javítások véglegesítése gombra kattintva a program kiírja az elvégzett javításokat.
Az adatbázisba kerüléséhez egy további lépés kell. Az eddig használt felületen most a Betöltés gombra kattintunk. Megkeresem azt a filmet, amivel dolgoztam. Itt lehetőségem van újra ellenőrzésre (jobbra az Újraellenőrzés gombra kattintva), vagy a munkát exportálhatom excelbe (Export excel). Ha már az összes javítást elvégeztem, visszamegyek a Betöltésre és az Újraellenőrzés gombtól balra lévő piros nyílra kattintva, az zöldre vált, ami az adatbázis kezelőnek jelzi, hogy az anyagot a feldolgozó átnézte, feltölthető az adatbázisba. A végleges feltöltést az adatbázis kezelői fogják elvégezni.
Terveink között szerepel továbbá az egyházi feldolgozások sablonjának egyszerűsítése, továbbá olyan módosítása, hogy a munka során latin keresztneveket is lehessen használni. Az ősz során szeretnénk bevezetni az indexelők számára az "önkiszolgáló" felületet, ahol település vagy filmszám alapján megnézhető azok feldolgozottságának állapota. A feldolgozók itt maguk választhatják ki, hogy mit szeretnének indexelni. Ezt első lépésben csak a polgári anyakönyvek esetén lehet majd használni. A korábban említett "indexek indexelése" munkákhoz egy új sablon fog készülni.

Molnár Noémi MACSE, grafológus: Kis kitérő a grafológiára – Segít-e a grafológia az anyakönyvi bejegyzések kiolvasásában (4:12:55-4:33:33)? Bemutatkozásként az előadó elmondta, hogy 10-12 éve foglalkozik családfakutatással. A grafológia kézírás alapján személyiségjellemzést keres. Látszólag nincs összefüggés a családkutatással, de a kézírások olvasása közben sok hasznosítható módszert, tulajdonságot lehet felfedezni. A kiolvasásnál érdemes figyelembe venni az írásmód (régies szépírás 1956-ig, c-kötéses 1956-1989, Virágvölgyi-féle 1989-től). Példák a saját kutatásaiból. Kérdés, hogy közvetlenül meg lehet-e tanítani a mesterséges intelligenciát egy utóellenőrzéssel, vagy először az emberi szemre kell bízni a kiolvasást. Néhány betűt más írásmóddal írtak, egyéni eltérések is lehetnek. Latinosan írt keresztnevekkel is találkozhatunk az anyakönyvekben. Érdemes megjegyezni az általánosan használt rövidítéseket pl. dittó/dettó, referencia betűk, szavak (pl. Városnév vagy évszám kiírva) használata segít a nehezen olvasható kézírásnál.

Ari Ilona MACSE: A konferencia zárása (4:09:38-4:11:06; folytatás 4:34:24-4:43:30). A mai konferencia megrendezése abból a gondolatból eredt, hogy jó lenne a BFL-lel az önkéntes munka területére is kibővíteni az együttműködésünket. Ezzel együtt a MACSE egyik alapfeladatáról, az indexelésről is szót ejtenénk. Máshol is alkalmazható utakat keresünk az együttműködésünkhöz. Igen hasznos lenne a családkutatók számára, ha a budapesti külső kerületek védelem alá nem eső anyakönyveit indexelhetnénk. Az MNL Pest Vármegyei Levéltára halad a mormonok által nem fotózott Pest megyei anyakönyvek digitalizálásával. Örülünk, hogy ebben a körben is bemutathattuk a MACSE adatbázisát. Az indexek indexelése téma kapcsán sajnálatos, hogy miért nem előbb jutott eszünkbe. Izgatottan várjuk a Törvényszéki iratok feldolgozásából ránk háruló önkéntes munkát. Köszönet Szerényi Ildikónak, hogy megosztotta velünk az önkéntes munka szervezésében szerzett tapasztalatokat. Sokat tanulhatunk a bevált gyakorlatból. A MACSE nevében ígérjük a további közreműködést. Zotter Ferenc második részben elhangzott igen részletes előadása nem kíván külön kommentárt. Néhány saját családban fellelt példa ismertetése következett. Tervezünk a továbbiakban csak az indexelőknek szervezett összejövetelt. Köszönet az előadásokért, az aktív részvételért, üdvözlet az online bekepcsolódottaknak és akik majd utólag nézik meg a felvételt.
Megtalálható: Adatbázis építés, ahogy a profik és az amatőrök látják (youtube.com)

Beküldő: Ari Ilona